Personendaten veröffentlichen: häufige Fragen
Einwilligungserklärung in die Veröffentlichung der persönlichen Daten
Wo finde ich die aktuelle Version?
Inwiefern darf ich sie anpassen, z.B. weitere Punkte abfragen (Lebenslauf, Publikationen, Präsentationen)?
Eine Anpassung ist auf den jeweiligen Einzelfall möglich. Es dürfen auf Internetseiten aber nur solche Daten veröffentlicht werden, die für die Aufgabenerfüllung der LMU auch erforderlich sind.
Wo finde ich eine englische Version?
Derzeit noch nicht im Serviceportal; entsprechende Übersetzungen müssen zurzeit vor Ort vorgenommen werden, zumal Anpassungen im Einzelfall grds. erforderlich sein werden.
Wo gibt es ein Formular für Alumni/ausgeschiedene Mitarbeiter/Mitarbeiter, die keine Mitarbeiter der LMU sind (Doktoranden)?
Die veröffentlichte Vorlage im Serviceportal kann entsprechend angepasst werden.
Personendaten
Muss ich von aktiven Mitarbeitern, deren Daten bereits veröffentlicht sind, eine rückwirkende Einverständniserklärung einholen?
Es kommt auf die Daten an, da bestimmte dienstliche Daten bestimmter Mitarbeiter (z.B. in Leitungsfunktionen) ohne Einwilligungserklärung veröffentlicht werden dürfen. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.
Genügt es, wenn diese mir z.B. per Mail aufgetragen haben, Inhalte einzustellen?
Grundsätzlich ja, wenn die Berechtigung hierzu besteht, und die E-Mail eindeutig dem Betroffenen zugeordnet werden kann. Allerdings sollte der Prozess vor Ort einheitlich dokumentiert sein, so dass die Einwilligung stets nachgewiesen werden kann. Zudem sollten entsprechende Veröffentlichungen vorab auf die datenschutzrechtliche Erforderlichkeit und Richtigkeit geprüft werden.
Darf ich die Daten von Alumni ohne schriftliches Einverständnis veröffentlichen (Name, Kontaktdaten, Foto, Lebenslauf, Titel der Abschlussarbeit)?
Nein.
Darf ich Daten/Bilder von Verstorbenen veröffentlichen, wenn keine Angehörigen bekannt sind, die ihr Einverständnis geben könnten?
Es kommt auf die Daten an, da auch für Verstorbene Persönlichkeitsrechte gelten (wenngleich die DSGVO nicht gilt). Bilder grundsätzlich nein.
Darf ich Bilder von zwei bekannten Koryphäen unserer Fachs im Kopfbild veröffentlichen, die bereits verstorben sind?
Nein. (§ 22 KunstUrhG, es sei denn, es handelt sich um Personen der Zeitgeschichte i.S.v. § 23 Abs. 1 Nr. 1 KunstUrhG); im Zweifel empfiehlt der Datenschutzbeauftragte, davon abzusehen oder die Angehörigen zu fragen).
Darf ich Informationen zu Publikationen veröffentlichen? Wie gehe ich mit Publikationen von mehreren Autoren um, wenn nur einer davon Mitarbeiter der LMU ist und nur von diesem das Einverständnis vorliegt?
Publikationen, die in zulässiger Weise (mit Namen) öffentlich sind, dürfen auch öffentlich zitiert werden. Empfehlenswert ist, die Betreffenden auf die Veröffentlichung hinzuweisen, auch um Transparenz zu schaffen.
Wissenschaftliche Arbeiten
Darf ich alle Qualifikationsarbeiten der Einrichtung (BA, MA, MAG, Diss…) mit Namen des Autors, Titel und Jahr veröffentlichen, auch wenn ich keine Einverständniserklärung habe?
Nur Dissertationen, da diese ohnehin veröffentlicht sind.
