Datenschutzerklärung

Informationen zum Newsletterversand und zum Datenschutz gemäß Art. 13 DSGVO

1. Art der verarbeiteten Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Zusendung des Newsletters ist die anlassbezogene Information über Thema Neuerungen und Änderungen in Fiona und den Online-Schulungsunterlagen. Zudem wird über 

• Änderungen an den Vorlagen/Templates
• Änderungen an den Online-Tutorials, z.B. neue Tutorials
• Neuerungen durch neue Versionen von Fiona
• Wichtige Termine, etwa von einer Serverwartung

informiert. Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. gemäß Art. 6 Abs. 2 BayDSG zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme) erfolgt nicht.

Wir verarbeiten nur die Daten, die Sie uns für den genannten Zweck (Newsletterversand) zur Verfügung gestellt haben, d.h. Ihre E-Mail-Adresse (Art. 4 Abs. 2 BayDSG).

Der Versand des Newsletters erfolgt mehrmals pro Jahr und nur an die von Ihnen gewünschte E-Mail-Adresse. Für die Verifizierung der E-Mail-Adresse im Rahmen der Anmeldung nutzen wir das Double-Opt-In-Verfahren, um die missbräuchliche Nutzung von E-Mail-Adressen auszuschließen. Das Double-Opt-in-Verfahren ist zweistufig aufgebaut. In einem ersten Schritt tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse in ein Anmeldeformular ein und senden das Formular ab. Das Bestellsystem verschickt unmittelbar danach eine Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. In der Bestätigungs-E-Mail werden Sie gebeten, durch Antwort auf die Bestätigungs-E-Mail ein zweites Mal zu erklären, dass zukünftig entsprechende E-Mails (Newsletter) an die betreffende E-Mail-Adresse gesendet werden dürfen. Nur wenn auf die Bestätigungs-E-Mail geantwortet wurde, wird Ihre E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen. Reagieren Sie nicht („Time out“), so erhalten Sie keine weiteren E-Mails.

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverord­nung, des Bayerischen Datenschutzgesetzes und der sonstigen anwendbaren Datenschutz­bestimmungen. Die Datenverarbeitung zum Zwecke des Newsletterversands erfolgt ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Ihre Daten werden nicht in rein automatisierten Verarbeitungsprozessen zur Herbeiführung einer Entscheidung verarbeitet.

4. Weitergabe der Daten an Dritte

Die Verarbeitung erfolgt auf internen Datenverarbeitungsanlagen. Innerhalb der Ludwig-Maximilians-Universität München erhalten nur diejenigen Personen bzw. Bereiche Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke benötigen. Ihre Daten werden nicht an Dritte oder in ein Drittland weitergegeben.

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Newsletterversand erfolgt durch den Mailingdienst „Mailman“ des Leibniz-Rechenzentrums, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

5. Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Speicherung der Daten bestimmt sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Die Daten werden gelöscht, sobald und soweit sie für die genannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht mehr benötigt werden.

Für den Fall des Widerrufs der Einwilligung (Abmeldung vom Newsletter) endet der Newsletterversand und Ihre personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, soweit die Daten nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften noch benötigt werden.

6. Ihre Rechte

Der Newsletter ist freiwillig, kostenlos und verpflichtet Sie zu nichts. Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Sie haben das Recht auf Widerruf für die Zukunft. Den Newsletter können Sie insofern jederzeit selbst ohne Angabe von Gründen schriftlich oder elektronisch beenden, insbesondere indem Sie den Abmeldelink am Ende eines jeden Newsletters nutzen oder eine E-Mail an die im Impressum genannte Dienststelle senden. Ihre E-Mail-Adresse wird dann aus dem Verteiler entfernt und im Datenverarbeitungssystem gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Beschwerden an die unter Ziffer 1 genannte Dienststelle. Darüber hinaus steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (Postfach 22 12 19, 80502 München, Telefon: 089 212672-0, Telefax: 089 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de, Internet: www.datenschutz-bayern.de).

Weitere Informationen zu Ihren Rechten und zum Datenschutz finden Sie unter https://www.uni-muenchen.de/funktionen/datenschutz/index.html .

Informationspflichten bei einer Erhebung von Daten bei der betroffenen Person Art. 13 DSGVO: Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Verwendung von Kontaktformularen

In unserem Webauftritt setzen wir Kontaktformulare ein, um Ihnen den bestmöglichen Service bieten zu können. Ihre Daten sind erforderlich und werden erhoben, um

• Anmeldungen zu Veranstaltungen zu organisieren
• Organisatorische Prozesse zu unterstützen, z.B. die Rechtevergabe im CMS Fiona
• Support- und Beratungsangebote passgenau anbieten zu können

Nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs.1 BayDSG ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer ihr obliegenden Aufgabe erforderlich ist. Diese Aufgabe ist die Betreuung des zentralen CMS Fiona, wozu auch die Betreuung der Fiona-User gehört.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht weiter gegeben. Ihre Daten werden nach der Erhebung bei der LMU so lange gespeichert, wie dies zur Kundenbetreuung bzw. der Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist. In der Regel bedeutet das, dass wir Ihre persönlichen Daten nach Ende der Kundenbeziehung löschen bzw. anonymisieren. Bestehende Aufbewahrungspflichten und -fristen werden beachtet.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.

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