DSGVO-konforme Kontaktformulare

Im Serviceportal: Verwendung eines Kontaktformulars

Wenn Sie ein paar Grundlagen beachten, ist es nicht schwer, DSGVO-konforme Kontaktformulare einzusetzen.

Sie dürfen nur bestimmte Daten verpflichtend abfragen.
In der Datenschutzerklärung müssen Sie ergänzende Angaben machen.
Bis auf wenige Ausnahmen müssen alle Kontaktformulare abfragen, ob die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen wurde.
Möglicherweise müssen Sie eine Verarbeitungsbeschreibung erstellen. Ihre Datenschutzansprechperson kann Sie dazu beraten.

Inhaltliche Vorgaben

Sie dürfen nur die Daten als Pflichfelder abfragen, die wirklich zwingend notwendig sind ("Datensparsamkeits- und Erforderlichkeitsprinzip"). Für eine Kontaktaufnahme genügt z.B. eine E-Mail Adresse. Eine Telefonnummer darf dann keine zusätzliche Pflichtangabe sein.

Ergänzung in der Datenschutzerklärung

Weisen Sie Ihre User darauf hin, was Sie mit deren Daten vorhaben. Also wofür Sie die Daten brauchen, wie lange Sie sie speichern werden etc. Dazu benötigen Sie eine Ergänzung Ihrer Datenschutzerklärung. Hinweise zum Inhalt und weitere Informationen finden Sie im Serviceportal. Klappen Sie unter "Unser Service für Sie" den ersten Punkt "Informationspflichten bei Erhebung von personenbezogenenen Daten bei der betroffenen Person" auf. Klicken Sie dann im rechten Bereich unter Wichtige Informationenauf den Link "Mustertext für die Informationspflicht bei Direkterhebungen".

Wir bieten Ihnen als Service einen ausformulierten Mustertext an, der für die meisten Anwendungsfälle passend ist. Sie müssen nur noch Ihre Angaben ergänzen

Mustertext Kontaktformular deutsch (Doc, 18 kB)
Mustertext Kontaktformular englisch (Doc, 18 kB)

Ihre Ergänzung binden Sie dann in Ihre eigene Datenschutzerlärung ein: Anleitung zur Bearbeitung der Datenschutzerklärung.

Technische Umsetzung: Sie haben ein Fiona-Kontaktformular auf Ihrer Webseite

Bei Formularen (mit der Vorlage Kontaktformular 2), die wir für Sie im CMS-Fiona erstellt haben, wurde bereits der Hinweis zur aktuellen Datenschutzverordnung ergänzt. Das Formular kann nun erst abgeschickt werden, wenn der Nutzer bestätigt, dass er diese zur Kenntnis genommen hat.

Standardmäßig ist im Kontaktformular die zentrale Datenschutzerklärung der LMU verlinkt. Wenn Sie für Ihr Kontaktformular spezielle Hinweise haben, dann können Sie auch über das Feld "Link Datenschutzerklärung" auf Ihre lokale Datenschutzerklärung verlinken:

kontaktform-datenschutz

Feld zur Verlinkung einer lokalen Datenschutzerklärung in der Vorlage "[Spezial] Standard-Kontaktformular 2"

In Ihre lokale Datenschutzerklärung fügen Sie Ihre speziellen Hinweise in das Feld "Hauptinhalt" ein.

Achtung: Der Hinweis auf die Datenschutzerklärung ist nicht in der Fiona-Vorschau sichtbar, sondern erst, wenn das Formular online ist.

In wenigen Fällen ist ein Kontaktformular ohne Verweis auf die Datenschutzerklärung notwendig, z.B. für die Abbestellung von Newslettern. Bitte kontaktieren Sie uns, wir unterstützen Sie gerne.

Sie nutzen ein externes Anmeldetool (z.B. für das EFV) auf Ihrer Webseite

Prüfen Sie, ob Ihr Anwendungsfall in der aktuellen Datenschutzerklärung abgedeckt ist. Ansonsten wenden Sie sich wegen einer entsprechenden Formulierung an die Rechtsabteilung (datenschutz@lmu.de) und ergänzen Sie diese Informationen in Ihrer Datenschutzerklärung (Anleitung zur Bearbeitung der Datenschutzerklärung).